Instandhaltungstermine im Griff haben

Erfolgreich durch den Termindschungel

Straffe Terminkalender, vergessene Aufgaben, versagende Geräte – so sieht es ganz schnell in Unternehmen aus, die keine funktionierende Instandhaltungsstrategie vorweisen können. Während viele Betriebe häufig noch auf Postits für wichtige Vermerke setzen, existieren bereits digitale Alternativen. „Unternehmer brauchen eine automatisierte Lösung“, weiß Carsten Müller, Geschäftsführer von ECHT! SMART WORK und Experte für smarte Prüf- und Wartungsprozesse, „Softwares, die eine Organisation von Erhaltungsterminen bewirken, vereinfachen die Durchführung von regelmäßigen Wartungsmaßnahmen.“ Struktur stellt dementsprechend eine Unabdingbarkeit für einwandfrei ablaufende Prozesse in Betrieben dar. Lange versuchten sich Zuständige mit analogen Notizen zu bewähren. Insbesondere in größeren Betrieben entsteht mit diesem System jedoch schnell ein heilloses Durcheinander, in dem niemand mehr den Überblick behalten kann. Kurzfristig eingehende wichtige Vermerke gehen beispielsweise verloren oder Verantwortliche erhalten keine Informationen über anstehende Termine. Daraus entwickeln sich mangelhafte Instandhaltungsarbeiten der unternehmensinternen Maschinen, die auf diese Weise schnell in gravierenden Unfällen oder Stillständen enden können. Aus diesem Grund empfiehlt sich der Einsatz eines digitalen Tools zur betrieblichen Unterstützung, mit dem alle Beteiligten jederzeit den aktuellsten Stand der Geräte abrufen und folglich handeln können.

Carsten Müller von ECHT! Smart Work

Organisation als heiliger Gral

Um nicht nur die Sicherheit der Mitarbeiter zu garantieren, sondern auch Ausfälle von unternehmenswichtigen Geräten zu verhindern, stehen Pflegearbeiten in Betrieben normalerweise regelmäßig auf der Agenda. „Trotzdem setzen große Teile weiterhin auf handschriftliche Vermerke, die in der Hektik im Tagesgeschehen schnell untergehen“, erklärt der Experte. „Ebenfalls kommt es in Arbeitsräumen durch volle Aktenschränke zu einem Chaos, in dem sich aufgeschriebene Protokolle sammeln und Mitarbeiter vor Papierbergen stehen. In dem Fall heißt es, auf digitale Alternativen zu setzen, um nicht nur den terminlichen Überblick zu wahren, sondern auch um die scheinbar nie endende Dokumentenflut einzuschränken.“ Außerdem stellt sich eine klare innerbetriebliche Kommunikation als besonders wichtig heraus. Nur so wissen Mitarbeitende, welche Aufgaben anfallen und in wessen Zuständigkeitsbereich diese fallen. Durch eine klare Ordnung lassen sich Einträge besser ausmachen. Bestimmte Softwares ermöglichen einen sofortigen Vermerk über die einzelnen Wartungsschritte mit Ergebnissen und auch eventuellen weiteren Auffälligkeiten in Online-Dokumentenablagen. Auf diese können Verantwortliche stets zugreifen, um die Resultate der letzten Wartung ebenso wie weitere Einträge oder die nächsten Termine einzusehen.

Vorbeugen, nicht behandeln

Regelmäßige Instandhaltungen stellen wichtige Stichtage in Unternehmenskalendern dar. Denn diese verhindern den Ausfall von Maschinen, der für einen Betrieb mit hohen Umsatzverlusten einhergeht. Aus diesem Grund sollte die Vorbereitung von Zeit- und Ablaufplänen für die Wartung von internen Geräten stets ganz oben auf der Prioritätenliste stehen. Bestimmte Programme unterstützen Betriebe dabei, den Überblick im Termindschungel zu behalten und sich besser zu organisieren. Somit minimiert sich die Gefahr, wichtige Termine zu versäumen. Digitale Möglichkeiten können Unternehmen dabei helfen, kontinuierliche Abläufe durch E-Mails zu sichern. Folglich lassen sich in den Softwares wiederkehrende Stichtage abspeichern ebenso wie stets abrufbar machen und verwalten. „Durch die neuen Mittel erhalten Verantwortliche elektronische Erinnerungen“, konkretisiert der Experte. Insbesondere bei ungeplanten, aber dringend notwendigen Arbeiten an Maschinen erhalten zuständige Mitarbeiter sofort von der Software generierte E-Mails, um sie auf die Probleme aufmerksam zu machen.

Große Bedeutung von Softwares

ichtige Einträge gehen mit der technischen Unterstützung nicht verloren, sondern stehen bei Bedarf im Vordergrund. Als ein positives Resultat lässt sich hier ganz eindeutig die Entlastung der Mitarbeiter nennen. Müller verdeutlicht: „Dadurch kann der Fokus zunächst auf andere Aufgaben gelegt werden, bis schließlich die Erinnerung auf digitalem Weg eingeht. Angestellte erhalten so eine bessere Einteilung von Aufträgen und Terminen. Besonders in Zeiten des Fachkräftemangels gelten diese Softwares als ein Vorteil für Unternehmen.“ Denn Wartungen und Instandhaltungen gelangen so ohne Umwege zu den zuständigen Personen – weitere Beschäftigte stellen somit keine Notwendigkeit mehr dar. Zusätzlich planen die Programme eine Prioritätenliste und leiten Wichtiges an die Verantwortlichen weiter. So können gerade große Unternehmen ernst zu nehmende Arbeiten sofort erledigen und riskieren damit keine den Umsatzrückgang fördernden Aus- oder Unfälle. Auf lange Sicht stellen sich digitale Tools für Betriebe daher als unverzichtbar heraus, um erfolgreich und ohne Verlust durch den Dschungel von Terminen zu manövrieren.

Über ECHT! SMART WORK GmbH

Die ESW – ECHT! SMART WORK GmbH versteht sich als Service-Partner für die smarte Überwachung und Dokumentation von Prüf- und Wartungsarbeiten. Durch das Versehen jedes zu kontrollierenden Objekts mit einem scanbaren QR-Code können Aufgaben unter anderem direkt über das Handy oder Tablet aufgerufen werden. Ihre Software erlaubt in diesem Zusammenhang die Eintaktung von Wartungsterminen, das Ausfüllen der Prüfungsbögen am Mobilgerät oder auch die direkte Fotodokumentation. Mit einer zentralen, online geführten Ablage koordiniert die Software alle individuellen Kontrollaufgaben und liefert somit eine kostengünstige und ressourcenschonende Protokollierung. Unvollständige, fehlerhafte oder übersehene Kontrollen gehören damit der Vergangenheit an. Hierbei berät und begleitet ESW vor allem kleine und mittelständische Unternehmen bei der erfolgreichen Umsetzung und Implementierung der gesamten digitalen Wartungsdokumentation.

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